Co je to contract management a potřebuje ho vaše firma?

contract-management.jpg

Produkujete velké množství smluv, nebo smlouvy s vysokým plněním a nemáte ve firemních  smlouvách pořádek, proces přípravy smluv a negociace jsou neefektivní, nikdo se nevěnuje celé smlouvě včetně příloh a nikdo se jí nevěnuje jakmile je uzavřena? Nestíhají se plnit termíny, změny smluv se nedokumentují, nikdo neaplikuje po dobu trvání smlouvy ustanovení, které se namáhavě vyjednávala v době přípravy smlouvy? Nikdo si už nepamatuje, co znamenají jednotlivá ustanovení a nikdo z projektového týmu nerozumí právnímu žargonu ve smlouvě použitém? Nikdo si nevšiml, že bylo třeba učinit nějaký úkon, aby se smlouva zrušila, nebo nikdo neaplikoval ustanovení o inflaci nebo o výměnném kurzu? Nebo i když smlouva mluví o potřebě vzniku dalších podpůrných smluv, třeba o ochraně osobních údajů, nikdo to ustanovení neaplikuje do praxe? A je vaše smlouva vůbec platná? Podepsala ji ta správná a oprávněná osoba z vaší firmy? Jak je to možné, když jste použili při přípravě smlouvy právníka, project managera, finančního manažera, negociátora a další subjekty?


Práce se smlouvami může být daleko efektivnější! 


Contract management je proces řízení smluv od vzniku až po jejich zánik. Contract manager, jako osoba povolána k výkonu contract managementu je pojítkem mezi jednotlivými funkcemi, které se běžně účastní smluvního procesu, ale žádná z těchto funkcí, se typicky nevěnuje smlouvě jako celku. Právník se dívá na právní náležitosti smlouvy, ale už méně i na její další aspekty, přílohy, komerční stránku a další ustanovení nesouvisející s právními otázkami, project manager se většinou dívá na přílohy s řešením, commercial osoba nebo negociátor na ekonomické aspekty smlouvy.

 

Efektivní správa a řízení vašich firemních smluv = contract management

 

Contract management, dnes už běžný proces v každé firmě či korporaci, je někdy  označován jako administrativní činnost související se smlouvami. Pouze tou však rozhodně není. Contract management je ve vaší firmě nezbytným procesem pro řízení procesu vzniku, změn a zániku smluv a kombinuje prvky právní, obchodní a administrativní.

 

Pořádek ve vašich smlouvách a maximalizace obchodních záměrů ze smluv vyplývajících

 

Právní, platný a logický obsah smluv včetně jejich příloh, spolupráce s dalšími externími a interními účastníky v procesu přípravy, negociace, změn a zániku smluv, efektivní změnový proces, sledování rizik smluv a řešení problémů které mohou nastat po dobu platnosti smlouvy, maximalizace obchodních záměrů – ustanovení o inflaci, FX, upozornění na porušení smlouvy, prodlužovaní smluv, jejich ukončování, to vše je contract management.

 

Contract management je systematický proces pro vznik, řízení, analýzu a správu vašich firemních smluv s klienty, dodavateli, odběrateli, partnery nebo zaměstnanci, za účelem maximalizace finanční a provozní výkonnosti a minimalizace rizik a jde zejména o:

 

  1. vyjednávání podmínek smlouvy před samotným uzavřením smlouvy i po jejím uzavřením v případě dlouhodobých smluv (návrh uzavření smlouvy, NDA,  vyhodnocení návrhu, smlouva, dodatky, apod.);
  2. příprava smlouvy, včetně veškeré další dokumentace, která je nutná k uzavření smlouvy (pro jednotlivé aspekty smlouvy se využívá služeb advokátních kanceláří nebo interních právníků a dalších interních firemních funkcí);
  3. zajištění toho, aby celková terminologie a logika smlouvy, a dále smlouva samotná, odpovídala platné a účinné legislativě, včetně mezinárodní legislativy;
  4. revize smlouvy;
  5. informační flow (communication process);
  6. vysvětlování obsahu smluv obchodním partnerům interně a externě, interpretace, awareness;
  7. řízení toku smluvní dokumentace;
  8. zajištění a řízení ukončení procesu uzavření smlouvy jejím podpisem;
  9. implementace smluv do již stávajících smluvních vztahů klienta;
  10. compliance – sledování dodržování ustanovení smlouvy po jejím podpisu;
  11. řízení potencionálních rizik a problémů vzniklých z porušení smlouvy;
  12. změnový proces – příprava a řízení procesu změn smluv (dodatků) v spolupráci s dalšími funkcemi;
  13. zajištění a řízení ukončení procesu smlouvy;
  14. sledování portfolia smluv klienta – upozorňování na potřebu jejich prodloužení, uzavření dodatků, zásadních skutečností (např. uplynutí lhůty k plnění, apod.);
  15. archivace smluv včetně jejich dodatků tak, aby klient měl vždy přehled o smluvní dokumentaci a jejím stavu.

 

Cíle contract management jsou:

  1. dosáhnout pro klienta pořádek v procesu vzniku, správy a zániku smluv a zefektivnění tohoto procesu
  2. dosáhnout co nejvýhodnějších podmínek uzavření smlouvy tak, aby plně vyhovovala požadavkům klienta a minimalizovala finanční a právní rizika, která pro něj ze smlouvy vyplývají
  3. automatizace procesu uzavírání, řízení a zániku smluv
  4. úspora finančních prostředků a času
  5. minimalizace právních a komerčních rizik se smluv vyplývajících
  6. možnost rychlejší reakce na nabídky k uzavření obchodů a jejich zefektivnění

 

 

Nabídka Právního Servisu 24 – firemní smlouvy pod kontrolou

Jednou z nabídek služeb Právního servisu 24 je i contract management. Jsme jedni z mála, kteří se tímto procesem a jeho implementací pro firmy zabývají, máme mnohaleté zkušenosti z těch nejvýznamnějších korporací s implementací a exekucí tohoto procesu do praxe. Bližší informace můžete poptat i na našich stránkách. Poskytujeme například:

  • konzultace ohledně zavedení contract management procesu do firmy
  • návrh, design a implementace procesů contract management
  • konzultace ohledně technologií pro exekuci contract management
  • externí negociátoři, externí nebo ad-hoc contract manažeři pro firmy
  • školení contract manažerů
  • školení pro stávající týmy, které smlouvy řídí (např. procurement, administrace, atď)
  • contract management se může týkat soukromých společností nebo státních institucí



Miriam Bachyncová

Zakladatelka portálu Právní Servis 24, pracovala jako advokátka v advokátních kancelářích v Česku a na Slovensku a ve Fortune 100 nadnárodních společnostech. V společnosti IBM působila jako in-house právník a ve společnosti Accenture na regionálních manažerských pozicích. Ve svěřeném regionu zavedla a řídila novou disciplinu contract management a outsourcing právních procesů. Věnovala se IT právu, duševnímu vlastnictví, data privacy, AO/IO/ BPO outsorucingu a  mezinárodním smlouvám. Následně zaváděla globální inovaci nákladově efektivního modelu řízení interního právního a CM oddělení v korporaci a efektivní dodávání právní služby, tzv. near a offshore model interní právní podpory. Řídila síť servisních center pro právní a CM podporu s prvky outsourcingu. V současnosti se zaobírá internetovými projekty a strategickým poradenstvím v oblasti řízení multigeografických právních oddělení firem a korporací, business developmentu, zaváděním a implementací interních firemních a právních procesů, startupům a outsourcingu.

View Miriam Bachyncova's LinkedIn profile View Miriam Bachyncova's profile


zpět na úvodní stranu blogu

Hledejte články podle slova nebo výrazu



Kategorie




Nenechte si ujít už žádný článek - sledujte nás na Facebooku!


Nebo se přihlašte k odběru článků a novinek přímo na Váš email!



Štítky


Archiv


Statistiky

Článků 294
Přečtení 1585742

Tyto webové stránky používají k poskytování služeb, personalizaci reklam a analýze návštěvnosti soubory cookie. Informace o tom, jak tyto webové stránky používáte, jsou sdíleny se společností Google. Používáním těchto webových stránek souhlasíte s použitím souborů cookie.
zavřít